Multitarea, actividad poco sostenible

BIENESTAR LABORAL. Multitarea.doc. Manuel Domene. Palabras: 2.557

Olvidos, dificultad de concentración, pérdida de cosas, lagunas de memoria… Es el síndrome de la vida ocupada, según la terminología que empleó un grupo de investigadores de Glasgow (Reino Unido) para sintetizar el ‘cuadro’ de personas pasadas de estrés y sobrecargadas de información.

Quizás sea ese síndrome de hiper-actividad forzada el que nos aboca a la multitarea, una condición de nuestras vidas que, en sentido estricto, no es más que un mito que, para colmo de males, merma nuestra productividad, según los científicos.

La investigaciones más recientes muestran que los humanos no somos tan buenos como nos creemos al efectuar dos cosas al mismo tiempo (en realidad vamos de la una a la otra). Sin embargo, pese a las precisiones científicas, hay que reconocer que estamos ante una habilidad humana que nos ha ido dando una ventaja evolutiva a lo largo de los tiempos, pese a ser poco sostenible.

Dado que la tecnología permite a las personas hacer más trabajos al mismo tiempo, la ficción de la multitarea se ha consolidado. Hay pruebas científicas de que estamos ante un mito. Para los científicos, los humanos no hacen muchas cosas simultáneamente. Lo que hacemos es cambiar el punto de atención entre tareas de manera muy rápida.

Restauración, sector abonado a la multitarea

Practican la multitarea los ejecutivos de grandes firmas, pero también los humildes administrativos, las amas de casa y los escolares. Pocos escapan a la compulsión de intentar hacer varias cosas a la vez. En el ámbito laboral, quizás sea el restaurante concurrido uno de los lugares de trabajo donde más multitarea se ejecuta dentro de un entorno de cierto caos. El personal debe tener media docena de comandas en la cabeza mientras bate huevos, controla el horno, trabaja en el mostrador o sirve los postres. Por suerte, la mayoría de establecimientos tienen las notas escritas y no funcionan verbalmente, pero siempre encontramos excepciones.

En cualquier caso, el atasco funcional es importante. El personal durante las horas punta tiene la sensación de estar actuando en un auténtico psiquiátrico, situación que para los principiantes se hace casi irresistible, hasta que no aprenden a gestionar y convivir con la presión. Pero, incluso los más sosegados tienen algún día en que pierden el oremus y hasta el temple.

Cocineros, camareros, clientes… Todos evolucionan en un espacio dominado por el frenesí. La velocidad y la exactitud son las prioridades, especialmente cuando los clientes también son multitarea. Con frecuencia, éstos también efectúan recados a la hora de la comida, se acercan al banco o a la tintorería a recoger un traje. Todo con la limitación temporal de una hora.

La hiper-ocupación es el signo de los tiempos. Respondemos e-mails mientras hablamos por teléfono, o acordamos citas mientras conducimos… Por supuesto, la radio y el GPS envían ‘inputs’ desde el tablero del vehículo. Todo hace pensar que estuviéramos concentrados en estas tareas simultáneamente, como si hubiéramos desarrollado una auténtica maestría para hacer una docena de cosas a la vez. Pero –nuevamente insistimos- los investigadores del cerebro no están de acuerdo: aunque mezclemos las tareas, las hacemos por turnos. Y los riesgos no son desdeñables, desde bajo rendimiento a errores y posibles accidentes por distracciones, etc.

El mito de la multitarea no sólo existe sino que consolida una forma de trabajar que se va imponiendo en el mundo laboral

Somos malos gestores multitarea

Los neurocientíficos –y entre ellos, Earl Miller- dicen que quienes se creen hábiles haciendo multitarea se engañan a sí mismos. De hecho, Miller afirmó que “el cerebro es muy hábil engañándose a sí mismo”.

Miller, investigador del MIT (Massachusetts Institute of Technology), asegura que la mayor parte del tiempo no podemos concentrarnos en más de una cosa cada vez. Lo que podemos hacer es cambiar el foco de una cosa a otra con una asombrosa velocidad. “Cambiar entre tareas, alternándolas, es lo que nos hace pensar que estamos prestando atención a todo nuestro entorno de manera simultánea. Pero no lo logramos”, argumenta Miller, insistiendo en que “nadie presta atención a una o dos cosas simultáneamente, sino que está cambiando entre ellas muy rápidamente”.

Es una cuestión de matiz, pero es así. Según Miller hay varias razones que explican que el cerebro tenga que cambiar entre tareas. Una de ellas es que las tareas similares ‘compiten’ para usar la misma parte del cerebro. “Pensemos, por ejemplo, en escribir un e-mail y hablar por el teléfono simultáneamente. Ambas cosas son casi imposibles de simultanear. No se puede uno concentrar en una tarea mientras está haciendo la otra. Esto es debido a una interferencia entre las dos funciones, pues ambas implican la comunicación (vía voz o a través de la palabra escrita), y se genera mucho conflicto entre ambas”, explica el investigador.

Perdidos en un laberinto de eventos simultáneos

Los mitológicos ‘trabajos de Hércules’ fueron titánicos, pero nada nos hace pensar que se ejecutaran en modo ‘multitarea’. Esta forma de comportamiento humano es tributaria, en parte, de la invasión de la tecnología. Las nuevas tecnologías cambian la manera de vivir, de conocer y de pensar y, en algunos aspectos, la hacen más fácil. Pero existe la otra cara de la moneda, con sus efectos adversos.

Por ejemplo, el uso del ordenador hace que procesemos más información en paralelo, algo que los investigadores han denominado como “síndrome de las ventanas” (por el sistema operativo Windows). Cualquier usuario de ordenador está  habituado a la apertura de ventanas en su pantalla, que van iniciando procesos, por lo que, al cabo de unos minutos de trabajo, se tienen muchas tareas en marcha (“multi-tasking”). Justo es señalar que el hecho de realizar varias tareas a la vez lleva a alteraciones en la concentración y en la memoria (fatiga), o en la percepción del tiempo.

La “locura multifuncional”

Es frecuente que las personas se creen expectativas irreales sobre la velocidad con que pueden ejecutar tareas. Pretender hacer más de una cosa a la vez aumenta los niveles de estrés y disminuye el sentido de control y la productividad. Aun así, hay personas que se han acostumbrado de tal forma a las tareas múltiples que se sienten incómodos haciendo una sola cosa a la vez. Es lo que los doctores Rosen y Weil llaman “locura multifuncional”, un comportamiento alterado sin solución de continuidad: no podemos multi-funcionar indefinidamente. También conviene desterrar el mito según el cual el sexo femenino está más capacitado para la multi-tarea. Aunque así sea, dicho comportamiento es desaconsejable de todo punto, sobre todo cuando se trabaja con equipos informáticos (“síndrome de las ventanas”).

Las razones son obvias: la multifuncionalidad eleva los sistemas bioquímicos y fisiológicos del cuerpo. Esa hiperactividad puede insensibilizar los sentidos, haciendo más difícil pensar con claridad. “Esto provoca –dice Rosen- reacciones químicas en el cerebro que harán que se agote, que esté irritable y cree el potencial para que posteriormente aparezcan problemas fisiológicos”. En la práctica, con mucha frecuencia, se observan contracturas y otras lesiones musculo-esqueléticas en personas sometidas a estrés; es la somatización de procesos de origen psíquico.

Ralentización de la capacidad reactiva

La especialista en conducta cognitiva, Jennifer Hartstein, está acostumbrada a conferenciar sobre la multitarea y la supervivencia a la misma sin perder la cordura. Preguntada sobre la realidad de dicha conducta –y el cuello de botella que afronta el cerebro humano para dar respuesta a las exigencias-, Hartstein siempre ha sido concluyente: “cuando las personas hacen multitarea, se produce una dilación o retardo en la reactividad. Cuando tenemos varias cosas ocurriendo al mismo tiempo, luchamos por prestar atención, pero hay un déficit evidente. El tiempo de reacción se ralentiza cuando no estás prestando toda la atención. Y un solo segundo de dilación en una reacción crítica puede tener consecuencias dramáticas”.

Si no hay más remedio que pelearse con la multitarea, Hartstein recomienda hacerlo de la manera más eficaz. Por ejemplo, siguiendo unas rutinas que ayuden a evitar problemas inesperados. También pueden establecerse unos horarios, marcándose unas pautas vitales, como no mirar la bandeja de correo entrante cada cinco minutos. También se pueden establecer prioridades entre las tareas que deben quedar hechas, las que nos gustaría ultimar, y las que pueden ser hechas por otras personas.

Aunque el patrón es el ya descrito para una amplia mayoría de personas, la psicóloga admite la evidencia de que el cerebro de algunas personas funciona más rápido que el de otras, lo que sería un elemento individual diferencial. A lo que hay que añadir el desarrollo de habilidades, que también marca la diferencia entre las personas. Los jóvenes que han estado rodeados de alta tecnología y comunicaciones durante toda su vida (nativos digitales) juegan con ventaja y sus cerebros funcionan más rápido cuando se trata de efectuar múltiples tareas.

“En los millennials (grupo de edad de 18 a 34 años) se ha puesto de relieve su capacidad multitarea. Cuentan con competencias técnicas, metodológicas, sociales y digitales por su contacto permanente con las distintas formas de tecnología y comunicación, lo que les ha proporcionado esta capacidad y un aprendizaje en la simultaneidad de diferentes tareas”, destaca un trabajo de investigación de la Universitat Oberta de Catalunya (UOC).

Al respecto, precisan que “el funcionamiento de las redes neuronales del cerebro es diferente entre los nativos digitales, muchos de ellos ‘millennials’, y los que no lo son. Estos últimos están acostumbrados a trabajar de forma lineal, una cosa tras la otra. En cambio los nativos digitales lo hacen de forma paralela, sin que ello les provoque tanto estrés. Son dos formas diferentes de trabajar y de procesar la información”.

Riesgos de la multitarea

·Merma de la productividad

Según la citada fuente de la UOC, “el trabajador multitarea es hasta un 40% menos productivo al reducir su capacidad mental y no poder concentrarse en una actividad única. Ello se traduce en resultados laborales pobres, como desvela un estudio de la Universidad de Stanford sobre una muestra de más de 1.000 profesionales.

Pese a ser muy valorada por algunas empresas, estudios internacionales  (Harvard y Stanford) advierten que la multitarea -y la reducción de la productividad que conlleva- tiene un coste para la economía global de 450.000 millones de dólares al año.

Pilar Ficapal, experta en organización del trabajo y recursos humanos de la UOC explica que “la intensidad y la sobrecarga cognitiva o las interrupciones en la realización de una tarea concreta pueden hacer caer la concentración, convertirse en una fuente de estrés y dificultar la creatividad y la eficacia profesional. La multitarea puede llevar a adoptar conductas inadecuadas en la organización del tiempo y a ser reactivos ante las circunstancias que nos rodean, porque no hay nada planificado”.

Vemos pues que el criterio de algunas empresas para seleccionar su personal puede ser negativo desde el punto de vista de la productividad, constituyendo además un obstáculo para el bienestar laboral, que debe ser analizado y tenido en cuenta en la evaluación de los riesgos psicosociales de los puestos de trabajo. En cualquier caso, se impone el realismo: la nueva forma de trabajo ha venido para quedarse. Es evidente que, cada vez con mayor intensidad, la sociedad tiende a trabajar de forma paralela, y hay que ir preparándose para el cambio. Al respecto, Ficapal explica que la capacidad para afrontar este nuevo escenario está vinculada “con la voluntad y la disposición de mejorar la empleabilidad mediante el desarrollo de nuevas competencias, de la capacidad de anticipación y adaptación a los cambios y de la flexibilidad personal”.

·Siniestralidad por falta de atención

La multitarea puede llevar al accidente, especialmente cuando se trabaja con máquinas peligrosas, entre ellos los automóviles. En accidentes durante el trabajo (‘in missio’), cuando el vehículo es una herramienta de trabajo, tiene aplicabilidad íntegra la Ley de Prevención de Riesgos Laborales. Para atajar la siniestralidad in itinere es necesario apelar al sentido común. Por supuesto hay unas exigencias, entre éstas, los conductores deben tener el carnet en vigor, la formación-información (cursos de conducción segura, evitar las distracciones, medicación, fatiga, sueño, imprudencias, utilizar los elementos de seguridad del vehículo).

Aunque es una obviedad que al volante no se puede hacer multitarea, la realidad es bien distinta. Hablar por teléfono móvil es la principal distracción: el 71% de los conductores españoles lo hace (y el 69% de los europeos).

Hay actividades incompatibles con la multitarea, que son causa de graves accidentes

¿Por qué es conveniente evitar la multi-tarea?

Un estudio del National Institute of Health encontró que una región del cerebro específica y bien desarrollada gestiona un comportamiento multi-funcional o de tareas múltiples. Esta habilidad permite a las personas distraer temporalmente su atención de la tarea principal hacia actividades alternas, para regresar posteriormente a la tarea inicial.

El problema surge cuando se están haciendo “demasiadas cosas” a la vez, concepto que variará en función del sujeto. En ese entorno de multitarea, el cerebro carga con todos esos requerimientos extras, en espera de ser resueltos, lo que suele cursar con dificultades para la concentración a lo largo del día y, lo que es peor, puede que las tareas pendientes emerjan inopinadamente a media noche. “Estamos creando situaciones que mantendrán el cerebro activo, procesando tareas sin terminar, inclusive cuando se supone que debe estar tranquilo y durmiendo”, advierte el Dr. Rosen.

Para reducir los efectos negativos de la multitarea, los expertos aconsejan crear en la empresa las condiciones de trabajo para que las tareas se lleven a cabo en un contexto de trabajo de calidad. En un entorno exigente como el que contemplamos, la neurociencia recomienda que los profesionales hagan pausas de entre cinco y diez minutos cada hora de multitarea. Al margen de las pausas ergonómicas, unas dosis moderadas de cafeína y azúcar (con abundante hidratación) pueden ayudar a un cerebro sobre-estimulado.

Evaluación de riesgos y prevención

La multitarea equivale a cansancio mental adicional (estrés, ansiedad, etc.). Por ello, Pere Vidal, profesor de Derecho Laboral de la UOC, recomienda la “evaluación de los riesgos psicosociales de los trabajadores designados para estos trabajos”. En algunos convenios colectivos se establece una política de descansos específica por razones de seguridad y salud. “Los más extendidos –señala la UOC- son los relacionados con las pantallas de visualización (evitar problemas visuales, problemas musculares, fatiga mental, etc.). El ejemplo más conocido, en este sentido, es el Convenio Colectivo de ámbito estatal del sector de la atención multicanal (call-center, antes marketing telefónico), que establece que “el personal de operaciones que desarrolle su actividad en pantallas de visualización de datos, tendrá una pausa de cinco minutos por cada hora de trabajo efectivo”.

Dado que la multitarea va mucho más allá de las PVDs (pantallas de visualización de datos) y afecta a millones de trabajadores, es conveniente puntualizar que la disyuntiva está entre los psicofármacos o cambiar de estilo de vida. Lo fundamental es poner coto al caos mental crónico con reorganización, sin pretender abarcarlo todo, eligiendo prioridades y tirando mucho lastre. El ‘ocupado’ debe reservarse espacios de ‘nada’, lo que se conocía clásicamente como el ‘dolce far niente’ (dulce holgazaneo), puesto que no somos máquinas y necesitamos pausas de relajación. Otras pautas para combatir el agobio de la super-ocupación son la alimentación cuidada (rica en frutas/verduras), descansar procurando dormir no menos de siete horas, establecer un fin de jornada improrrogable, hacer ejercicio físico regular, vida social, ocio, etc.

©Manuel Domene. Periodista