BIENESTAR LABORAL. Multitarea.doc. Manuel
Domene. Palabras: 2.557
Olvidos, dificultad
de concentración, pérdida de cosas, lagunas de memoria… Es el síndrome de la
vida ocupada, según la terminología que empleó un grupo de investigadores de
Glasgow (Reino Unido) para sintetizar el ‘cuadro’ de personas pasadas de estrés
y sobrecargadas de información.
Quizás sea ese
síndrome de hiper-actividad forzada el que nos aboca a la multitarea, una
condición de nuestras vidas que, en sentido estricto, no es más que un mito que,
para colmo de males, merma nuestra productividad, según los científicos.
La investigaciones más recientes muestran que los humanos no
somos tan buenos como nos creemos al efectuar dos cosas al mismo tiempo (en
realidad vamos de la una a la otra). Sin embargo, pese a las precisiones
científicas, hay que reconocer que estamos ante una habilidad humana que nos ha
ido dando una ventaja evolutiva a lo largo de los tiempos, pese a ser poco
sostenible.
Dado que la tecnología permite a las personas hacer más
trabajos al mismo tiempo, la ficción de la multitarea se ha consolidado. Hay
pruebas científicas de que estamos ante un mito. Para los científicos, los
humanos no hacen muchas cosas simultáneamente. Lo que hacemos es cambiar el
punto de atención entre tareas de manera muy rápida.
Restauración, sector
abonado a la multitarea
Practican la multitarea los ejecutivos de grandes firmas,
pero también los humildes administrativos, las amas de casa y los escolares.
Pocos escapan a la compulsión de intentar hacer varias cosas a la vez. En el
ámbito laboral, quizás sea el restaurante concurrido uno de los lugares de
trabajo donde más multitarea se ejecuta dentro de un entorno de cierto caos. El
personal debe tener media docena de comandas en la cabeza mientras bate huevos,
controla el horno, trabaja en el mostrador o sirve los postres. Por suerte, la
mayoría de establecimientos tienen las notas escritas y no funcionan
verbalmente, pero siempre encontramos excepciones.
En cualquier caso, el atasco funcional es importante. El
personal durante las horas punta tiene la sensación de estar actuando en un
auténtico psiquiátrico, situación que para los principiantes se hace casi
irresistible, hasta que no aprenden a gestionar y convivir con la presión. Pero,
incluso los más sosegados tienen algún día en que pierden el oremus y hasta el
temple.
Cocineros, camareros, clientes… Todos evolucionan en un
espacio dominado por el frenesí. La velocidad y la exactitud son las
prioridades, especialmente cuando los clientes también son multitarea. Con
frecuencia, éstos también efectúan recados a la hora de la comida, se acercan
al banco o a la tintorería a recoger un traje. Todo con la limitación temporal
de una hora.
La hiper-ocupación es el signo de los tiempos. Respondemos
e-mails mientras hablamos por teléfono, o acordamos citas mientras conducimos…
Por supuesto, la radio y el GPS envían ‘inputs’ desde el tablero del vehículo. Todo
hace pensar que estuviéramos concentrados en estas tareas simultáneamente, como
si hubiéramos desarrollado una auténtica maestría para hacer una docena de
cosas a la vez. Pero –nuevamente insistimos- los investigadores del cerebro no
están de acuerdo: aunque mezclemos las tareas, las hacemos por turnos. Y los
riesgos no son desdeñables, desde bajo rendimiento a errores y posibles
accidentes por distracciones, etc.
El mito de la multitarea no sólo existe sino que consolida una forma de trabajar que se va imponiendo en el mundo laboral
Somos malos gestores
multitarea
Los neurocientíficos –y entre ellos, Earl Miller- dicen que quienes
se creen hábiles haciendo multitarea se engañan a sí mismos. De hecho, Miller
afirmó que “el cerebro es muy hábil engañándose a sí mismo”.
Miller, investigador del MIT (Massachusetts Institute of
Technology), asegura que la mayor parte del tiempo no podemos concentrarnos en
más de una cosa cada vez. Lo que podemos hacer es cambiar el foco de una cosa a
otra con una asombrosa velocidad. “Cambiar entre tareas, alternándolas, es lo
que nos hace pensar que estamos prestando atención a todo nuestro entorno de
manera simultánea. Pero no lo logramos”, argumenta Miller, insistiendo en que
“nadie presta atención a una o dos cosas simultáneamente, sino que está
cambiando entre ellas muy rápidamente”.
Es una cuestión de matiz, pero es así. Según Miller hay varias
razones que explican que el cerebro tenga que cambiar entre tareas. Una de
ellas es que las tareas similares ‘compiten’ para usar la misma parte del
cerebro. “Pensemos, por ejemplo, en escribir un e-mail y hablar por el teléfono
simultáneamente. Ambas cosas son casi imposibles de simultanear. No se puede
uno concentrar en una tarea mientras está haciendo la otra. Esto es debido a
una interferencia entre las dos funciones, pues ambas implican la comunicación
(vía voz o a través de la palabra escrita), y se genera mucho conflicto entre
ambas”, explica el investigador.
Perdidos en un
laberinto de eventos simultáneos
Los mitológicos ‘trabajos de Hércules’ fueron titánicos,
pero nada nos hace pensar que se ejecutaran en modo ‘multitarea’. Esta forma de
comportamiento humano es tributaria, en parte, de la invasión de la tecnología.
Las nuevas tecnologías cambian la manera de vivir, de conocer y de pensar y, en
algunos aspectos, la hacen más fácil. Pero existe la otra cara de la moneda,
con sus efectos adversos.
Por ejemplo, el uso del ordenador hace que procesemos más
información en paralelo, algo que los investigadores han denominado como
“síndrome de las ventanas” (por el sistema operativo Windows). Cualquier
usuario de ordenador está habituado a la
apertura de ventanas en su pantalla, que van iniciando procesos, por lo que, al
cabo de unos minutos de trabajo, se tienen muchas tareas en marcha
(“multi-tasking”). Justo es señalar que el hecho de realizar varias tareas a la
vez lleva a alteraciones en la concentración y en la memoria (fatiga), o en la
percepción del tiempo.
La “locura
multifuncional”
Es frecuente que las personas se creen expectativas irreales
sobre la velocidad con que pueden ejecutar tareas. Pretender hacer más de una
cosa a la vez aumenta los niveles de estrés y disminuye el sentido de control y
la productividad. Aun así, hay personas que se han acostumbrado de tal forma a
las tareas múltiples que se sienten incómodos haciendo una sola cosa a la vez.
Es lo que los doctores Rosen y Weil llaman “locura multifuncional”, un
comportamiento alterado sin solución de continuidad: no podemos multi-funcionar
indefinidamente. También conviene desterrar el mito según el cual el sexo
femenino está más capacitado para la multi-tarea. Aunque así sea, dicho
comportamiento es desaconsejable de todo punto, sobre todo cuando se trabaja
con equipos informáticos (“síndrome de las ventanas”).
Las razones son obvias: la multifuncionalidad eleva los
sistemas bioquímicos y fisiológicos del cuerpo. Esa hiperactividad puede
insensibilizar los sentidos, haciendo más difícil pensar con claridad. “Esto
provoca –dice Rosen- reacciones químicas en el cerebro que harán que se agote,
que esté irritable y cree el potencial para que posteriormente aparezcan
problemas fisiológicos”. En la práctica, con mucha frecuencia, se observan
contracturas y otras lesiones musculo-esqueléticas en personas sometidas a
estrés; es la somatización de procesos de origen psíquico.
Ralentización de la
capacidad reactiva
La especialista en conducta cognitiva, Jennifer Hartstein, está
acostumbrada a conferenciar sobre la multitarea y la supervivencia a la misma
sin perder la cordura. Preguntada sobre la realidad de dicha conducta –y el
cuello de botella que afronta el cerebro humano para dar respuesta a las
exigencias-, Hartstein siempre ha sido concluyente: “cuando las personas hacen
multitarea, se produce una dilación o retardo en la reactividad. Cuando tenemos
varias cosas ocurriendo al mismo tiempo, luchamos por prestar atención, pero
hay un déficit evidente. El tiempo de reacción se ralentiza cuando no estás
prestando toda la atención. Y un solo segundo de dilación en una reacción crítica
puede tener consecuencias dramáticas”.
Si no hay más remedio que pelearse con la multitarea,
Hartstein recomienda hacerlo de la manera más eficaz. Por ejemplo, siguiendo
unas rutinas que ayuden a evitar problemas inesperados. También pueden
establecerse unos horarios, marcándose unas pautas vitales, como no mirar la
bandeja de correo entrante cada cinco minutos. También se pueden establecer prioridades
entre las tareas que deben quedar hechas, las que nos gustaría ultimar, y las
que pueden ser hechas por otras personas.
Aunque el patrón es el ya descrito para una amplia mayoría
de personas, la psicóloga admite la evidencia de que el cerebro de algunas
personas funciona más rápido que el de otras, lo que sería un elemento
individual diferencial. A lo que hay que añadir el desarrollo de habilidades,
que también marca la diferencia entre las personas. Los jóvenes que han estado
rodeados de alta tecnología y comunicaciones durante toda su vida (nativos
digitales) juegan con ventaja y sus cerebros funcionan más rápido cuando se
trata de efectuar múltiples tareas.
“En los millennials (grupo de edad de 18 a 34 años) se ha puesto
de relieve su capacidad multitarea. Cuentan con competencias técnicas,
metodológicas, sociales y digitales por su contacto permanente con las
distintas formas de tecnología y comunicación, lo que les ha proporcionado esta
capacidad y un aprendizaje en la simultaneidad de diferentes tareas”, destaca
un trabajo de investigación de la Universitat Oberta de Catalunya (UOC).
Al respecto, precisan que “el funcionamiento de las redes
neuronales del cerebro es diferente entre los nativos digitales, muchos de ellos
‘millennials’, y los que no lo son. Estos últimos están acostumbrados a
trabajar de forma lineal, una cosa tras la otra. En cambio los nativos
digitales lo hacen de forma paralela, sin que ello les provoque tanto estrés.
Son dos formas diferentes de trabajar y de procesar la información”.
Riesgos de la
multitarea
·Merma de la productividad
Según la citada fuente de la UOC, “el trabajador multitarea es
hasta un 40% menos productivo al reducir su capacidad mental y no poder
concentrarse en una actividad única. Ello se traduce en resultados laborales
pobres, como desvela un estudio de la Universidad de Stanford sobre una muestra
de más de 1.000 profesionales.
Pese a ser muy valorada por algunas empresas, estudios
internacionales (Harvard y Stanford) advierten
que la multitarea -y la reducción de la productividad que conlleva- tiene un
coste para la economía global de 450.000 millones de dólares al año.
Pilar Ficapal, experta en organización del trabajo y
recursos humanos de la UOC explica que “la intensidad y la sobrecarga cognitiva
o las interrupciones en la realización de una tarea concreta pueden hacer caer
la concentración, convertirse en una fuente de estrés y dificultar la creatividad
y la eficacia profesional. La multitarea puede llevar a adoptar conductas
inadecuadas en la organización del tiempo y a ser reactivos ante las
circunstancias que nos rodean, porque no hay nada planificado”.
Vemos pues que el criterio de algunas empresas para
seleccionar su personal puede ser negativo desde el punto de vista de la
productividad, constituyendo además un obstáculo para el bienestar laboral, que
debe ser analizado y tenido en cuenta en la evaluación de los riesgos
psicosociales de los puestos de trabajo. En cualquier caso, se impone el
realismo: la nueva forma de trabajo ha venido para quedarse. Es evidente que,
cada vez con mayor intensidad, la sociedad tiende a trabajar de forma paralela,
y hay que ir preparándose para el cambio. Al respecto, Ficapal explica que la
capacidad para afrontar este nuevo escenario está vinculada “con la voluntad y
la disposición de mejorar la empleabilidad mediante el desarrollo de nuevas
competencias, de la capacidad de anticipación y adaptación a los cambios y de
la flexibilidad personal”.
·Siniestralidad por falta de atención
La multitarea puede llevar al accidente, especialmente
cuando se trabaja con máquinas peligrosas, entre ellos los automóviles. En
accidentes durante el trabajo (‘in missio’), cuando el vehículo es una
herramienta de trabajo, tiene aplicabilidad íntegra la Ley de Prevención de
Riesgos Laborales. Para atajar la siniestralidad in itinere es necesario apelar
al sentido común. Por supuesto hay unas exigencias, entre éstas, los
conductores deben tener el carnet en vigor, la formación-información (cursos de
conducción segura, evitar las distracciones, medicación, fatiga, sueño,
imprudencias, utilizar los elementos de seguridad del vehículo).
Aunque es una obviedad que al volante no se puede hacer
multitarea, la realidad es bien distinta. Hablar por teléfono móvil es la
principal distracción: el 71% de los conductores españoles lo hace (y el 69% de
los europeos).
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| Hay actividades incompatibles con la multitarea, que son causa de graves accidentes |
¿Por qué es
conveniente evitar la multi-tarea?
Un estudio del National Institute of Health encontró que una
región del cerebro específica y bien desarrollada gestiona un comportamiento
multi-funcional o de tareas múltiples. Esta habilidad permite a las personas
distraer temporalmente su atención de la tarea principal hacia actividades
alternas, para regresar posteriormente a la tarea inicial.
El problema surge cuando se están haciendo “demasiadas
cosas” a la vez, concepto que variará en función del sujeto. En ese entorno de
multitarea, el cerebro carga con todos esos requerimientos extras, en espera de
ser resueltos, lo que suele cursar con dificultades para la concentración a lo
largo del día y, lo que es peor, puede que las tareas pendientes emerjan
inopinadamente a media noche. “Estamos creando situaciones que mantendrán el
cerebro activo, procesando tareas sin terminar, inclusive cuando se supone que
debe estar tranquilo y durmiendo”, advierte el Dr. Rosen.
Para reducir los efectos negativos de la multitarea, los
expertos aconsejan crear en la empresa las condiciones de trabajo para que las
tareas se lleven a cabo en un contexto de trabajo de calidad. En un entorno
exigente como el que contemplamos, la neurociencia recomienda que los
profesionales hagan pausas de entre cinco y diez minutos cada hora de
multitarea. Al margen de las pausas ergonómicas, unas dosis moderadas de
cafeína y azúcar (con abundante hidratación) pueden ayudar a un cerebro sobre-estimulado.
Evaluación de riesgos
y prevención
La multitarea equivale a cansancio mental adicional (estrés,
ansiedad, etc.). Por ello, Pere Vidal, profesor de Derecho Laboral de la UOC, recomienda
la “evaluación de los riesgos psicosociales de los trabajadores designados para
estos trabajos”. En algunos convenios colectivos se establece una política de
descansos específica por razones de seguridad y salud. “Los más extendidos –señala
la UOC- son los relacionados con las pantallas de visualización (evitar
problemas visuales, problemas musculares, fatiga mental, etc.). El ejemplo más
conocido, en este sentido, es el Convenio Colectivo de ámbito estatal del
sector de la atención multicanal (call-center, antes marketing telefónico), que
establece que “el personal de operaciones que desarrolle su actividad en
pantallas de visualización de datos, tendrá una pausa de cinco minutos por cada
hora de trabajo efectivo”.
Dado que la multitarea va mucho más allá de las PVDs
(pantallas de visualización de datos) y afecta a millones de trabajadores, es
conveniente puntualizar que la disyuntiva está entre los psicofármacos o
cambiar de estilo de vida. Lo fundamental es poner coto al caos mental crónico
con reorganización, sin pretender abarcarlo todo, eligiendo prioridades y
tirando mucho lastre. El ‘ocupado’ debe reservarse espacios de ‘nada’, lo que
se conocía clásicamente como el ‘dolce far niente’ (dulce holgazaneo), puesto
que no somos máquinas y necesitamos pausas de relajación. Otras pautas para
combatir el agobio de la super-ocupación son la alimentación cuidada (rica en
frutas/verduras), descansar procurando dormir no menos de siete horas,
establecer un fin de jornada improrrogable, hacer ejercicio físico regular,
vida social, ocio, etc.
©Manuel Domene. Periodista
