Ladrones de tiempo

Todos tenemos el mismo tiempo. Sin embargo, no todas las personas consiguen los mismos resultados: mientras unos parecen obtener todo lo que se proponen, otros no obtienen sus metas. La causa hay que buscarla en la gestión que hacemos de nuestro tiempo, que debería ser un tiempo de calidad. Ello implica concentrarnos en las tareas en las que realmente somos más competentes. Alargar la jornada de trabajo no es la solución. Lo que debemos hacer es optimizar nuestra jornada de trabajo, y una buena forma de hacerlo es sabiendo combatir los obstáculos o ladrones de tiempo.

 El 80% del trabajo productivo que hacemos lo obtenemos con el 20% de nuestro tiempo, un recurso escaso, que 'vuela'

Gestión del tiempo

El día tiene 24 horas, es un recurso limitado y escaso. De la forma que administremos ese recurso depende tanto el éxito profesional como el bienestar personal. Gestionar el tiempo permite conseguir la eficacia, evitando, en la medida de lo posible las interrupciones, que pueden llegar a representar el 70% de nuestro tiempo de trabajo.

Los ladrones de tiempo son externos: teléfono, visitas, reuniones, consultas, burocracia, e-mail/internet, comidas de trabajo; e internos: poca planificación del trabajo diario, escasa definición de las prioridades, objetivos poco claros, multi-tarea simultánea, perfeccionismo, incapacidad para decir no o delegar, dispersión, etc.

Veamos algunas de las principales trampas a combatir:

·Reuniones de trabajo

Su inflación, que conocemos coloquialmente como ‘reunionitis’, está a la orden del día. Como norma general, solo se acudirá a las que son realmente importantes. La información que generan (no siempre interesante) hace circular copias (impresas o en formato electrónico) que contribuyen aún más a la dispersión y a que las personas se sientan info-agobiadas. Las reuniones deben ceñirse a unas pautas: puntualidad en su inicio y conclusión, con un programa claro de puntos a tratar; no alargarlas; evitar las interrupciones; levantar un acta de la reunión…

·Correo electrónico

Es una rutina diaria que puede convertirse en nuestro peor enemigo (por carga mental) y el de nuestra productividad. Desde hace unos años, en el Reino Unido se viene celebrando el ‘no email day’ (día sin correo electrónico), una iniciativa que gana popularidad año tras año. Algunas pautas para simplificar el correo son:

-No leer el correo a primera hora de la mañana. Evitaremos el riesgo de comenzar el día saturándonos y dedicándolo a resolver las urgencias de otros.

-Apagar el chivato de entrada de correo, que nos incita a interrumpir lo que estamos haciendo.

-Escribir correos claros, concisos y breves. Sin retóricas, el correo electrónico es una herramienta de trabajo que requiere concisión si queremos ser resolutivos y productivos. Las respuestas deben poder escribirse en cinco líneas. En caso contrario, debemos plantearnos la conveniencia de utilizar el teléfono.

-El asunto del correo es clave para la productividad. El emisor y el receptor deben poder entender por el mismo el contenido del e-mail incluso antes de abrirlo.

-Eliminar el mensaje de la bandeja de entrada después de leerlo. La lectura del mensaje ha de dar paso a una de las siguientes acciones: borrar, contestar, delegar, aplazar.

-Limpiar. Conviene hacer una limpieza periódica del correo-basura, actuando sin piedad con los correos inútiles.

Como resumen de la gestión del tiempo, apuntaremos que la regla de oro es priorizar lo importante y minimizar lo intrascendente. Al respecto, el principio de Pareto, o regla del 80-20, nos recuerda lo mucho que podemos mejorar. El citado principio afirma que el 80% del trabajo productivo que hacemos lo obtenemos con el 20% de nuestro tiempo. Dicho de otro modo, sólo el 20% de nuestro esfuerzo consigue el 80% de nuestro resultado… Imaginemos lo que podríamos conseguir si aprovecháramos más del 20% de nuestro tiempo de trabajo como un tiempo de calidad.